5 conseils aux entreprises pour gérer les changements liés au coronavirus

Une entreprise face aux changements liés au coronavirus

Les changements liés au coronavirus sont multiples, notamment pour les entreprises. Elles ont dû notamment s’adapter à vitesse grand “V” au confinement et donc à une forme de télétravail imposé.

Elles doivent donc, dans certains cas, être en mesure d’accompagner l’ensemble de leurs collaborateurs·trices en télétravail. Une fois cette crise passée, les salariés devront pour la plupart retourner travailler dans les locaux de leur entreprise.

L’enjeu sera donc de faciliter le retour des collaborateurs·trices et de continuer à faire évoluer l’entreprise pour mieux l’adapter aux différents changements liés au coronavirus et à la crise systémique que nous allons vivre durant les prochaines années.

 

1/ Des besoins nouveaux en terme d’infrastructures IT, d’outils et d’accompagnement

 

“Lorsque la décision de confiner la population a été prise, j’ai voulu télétravailler. Cependant, mon entreprise ne disposait pas des moyens appropriés. J’ai donc dû attendre que l’équipe informatique déploie en urgence une solution de télétravail. Au bout de 10 jours, j’ai enfin pu télétravailler depuis mon domicile.”

 

Sylvie, responsable administrative

 

En effet, nous avons été confinés (presque) du jour au lendemain. Le télétravail a donc été imposé aux entreprises et aux salariés pouvant travailler à distance. 

 

Pour les salariés, l’enjeu principal a été de s’adapter au télétravail depuis leur domicile. Selon une récente étude de MyRHline, 47,77% du panel expérimente ce mode de travail pour la première fois. Seul 1 salarié sur 10 (11,80%) pratiquait le télétravail plus d’une semaine par mois. Les novices ont donc dû prendre en main des outils digitaux qu’ils ne connaissaient pas forcément (voir notre article “Les 10 outils qui vont vous faciliter le télétravail”). 

 

Pour les entreprises, au delà du management dédié à l’accompagnement des collaborateurs·trices, les adaptations ont été pour beaucoup d’ordre technique. Elles n’ont pour la plupart pas eu le temps de faire un audit du matériel et des installations dont elles disposaient. Il est en effet important que les collaborateurs·trices soient équipés en conséquence. 

Les entreprises ont aussi dû déployer des solutions informatiques, comme des VPN, pour permettre aux salariés de travailler hors des locaux. Des inconvénients liés à la sécurisation des données sont aussi apparus. Certaines entreprises ont même dû désactiver leurs systèmes de sécurité afin de permettre des connexions depuis le domicile.

 

Conseil : les premiers changements liés au coronavirus ont été avant tout structurels et techniques avant d’être managériaux. Il convient donc pour chaque entreprise de réaliser un audit complet. Sur deux dimensions : la sécurité et l’adaptabilité, la souplesse des solutions informatiques. Cet état des lieu est indispensable en prévention d’autres crises sanitaires ou structurelles à venir. 

Concernant la cybersécurité par exemple, Hexatrust, le groupement d’entreprises françaises de cybersécurité, propose une sélection de services aux entreprises en difficulté face à la pandémie de coronavirus.

 

2/ Accompagner les collaborateurs dans la gestion émotionnelle, individuelle et collective du changement

 

“ C’est aussi l’occasion de réfléchir aux nouveaux comportements et soft skills à développer pour mieux gérer le changement, apprendre à mieux s’adapter. “

 

Le télétravail demande théoriquement préparation et accompagnement car il peut présenter des risques. Nous en parlons en détail dans notre article “Le télétravail en confinement, quels enjeux et quel cadre juridique ?. Ces risques sont accentués à cause du confinement : addiction au travail, équilibre vie pro., vie perso. …

 

De plus, cette situation génère du stress et de l’anxiété. Une étude en Chine sur l’impact psychologique de l’épidémie a déjà montré que de nombreuses personnes souffraient de stress post-traumatique après avoir été confinées pendant une longue période.

Un article du Figaro Économie rapporte que, selon un sondage OpinionWay en France, 44% des collaborateurs·trices présentent anxiété et détresse psychologique après seulement 3 semaines de confinement. Le confinement durant, cette situation ne fait que s’aggraver.

 

Les entreprises doivent donc être attentives à l’état de santé de leurs salariés. L’état de santé physique et psychique est évidemment primordial pour que les télétravailleurs soient efficaces. Un dialogue régulier est nécessaire entre le manager et chaque membre de son équipe. Si un·e collaborateur·trice ne se sent pas à l’aise avec le télétravail, il est important d’en parler et de trouver des solutions.

 

Conseil : Cette épreuve managériale et ces changements liés au coronavirus sont une opportunité pour l’entreprise et le management. C’est l’occasion de prendre du recul sur les pratiques managériales. C’est également l’occasion d’accompagner les collaborateurs dans leur développement personnel.

Il s’agit par exemple d’organiser la prise de parole et les échanges sur la manière dont est vécue cette période, de réaliser des partages de bonnes pratiques. C’est aussi l’occasion de réfléchir aux nouveaux comportements et soft skills à développer pour mieux gérer le changement, apprendre à mieux s’adapter (voir notre article Développement des soft skills et télétravail).

 

Les entreprises ont donc un rôle dans la gestion du changement et la capacité à s’adapter des salariés. Une fois le confinement terminé, elles devront veiller à un retour serein des salariés dans leurs locaux.

 

3/ Faire évoluer les politiques RH de recrutement, d’organisation du travail et de gestion des compétences hard et soft skills

 

Les ressources humaines ont bien entendu un rôle central dans l’accompagnement des salariés en télétravail. C’est même l’occasion pour le métier de se réinventer et de reprendre un rôle central dans les entreprises.

 

À l’avenir, la capacité et la volonté à télétravailler pourront même devenir un critère de recrutement. En ce qui concerne les salariés, 70% d’entre eux envisagent déjà de faire une demande de télétravail après le déconfinement, selon l’étude de MyRHline

 

Accompagner le changement, réfléchir avec la DSI aux meilleurs pratiques et outils à déployer est un enjeu majeur. Mettre à disposition des managers et des collaborateurs des outils de partage, de communication et d’accompagnement est également une mission centrale et stratégique pour l’entreprise. C’est l’occasion de revoir la politique et les moyens dédiés au recrutement. Également d’accompagner la montée en compétence et la mobilité interne voire externe des talents.

 

Conseil : cette période permet de se recentrer sur les fondamentaux mais également de faire des évolutions majeures dans les équipements et le fonctionnement de l’entreprise. Chacun.e est aujourd’hui conscient.e de l’importance d’accélérer les transformations. Il s’agit donc de “rassurer” les collaborateurs·trices tout en leur proposant des évolutions utiles et ambitieuses. Pour eux-mêmes et pour le projet commun de l’entreprise.

 

4/ Faire évoluer la communication interne de l’entreprise : plus directe, plus transparente, plus rapide, des collaborateurs vers le management

 

“ Aujourd’hui nous avons une centaine de collaborateurs dont nous sommes sans nouvelles. Nous ne savons pas s’ils vont bien, s’ils ont besoin de quelque chose. Même si cela ne représente qu’une infime minorité, c’est la première fois que nous avons à vivre et à gérer une telle situation.”

 

Patrick (le prénom a été changé) responsable projet d’un grand groupe français d’assurance

 

En effet, la communication autour de cette crise aura été plus ou moins bien gérée en fonction des entreprises. Selon l’étude de MyRHline, 56% du panel déclare que la vision de leur entreprise n’a pas changé alors que 33% déclarent accorder plus de confiance à leur entreprise.

 

Il est donc important que les entreprises rassurent leurs collaborateurs·trices. En effet, cette situation que l’on ne maîtrise pas peut générer une certaine angoisse.

Des réunions régulières sont donc utiles pour présenter aux salariés l’état de la situation de l’entreprise et les défis auxquels elle doit faire face. De plus, cela permet d’envisager l’après confinement.

 

Les ressources humaines ont aussi un rôle dans le maintien du contact avec les salariés. Ils les tiennent informés de la politique de l’entreprise. Ils les rassurent en leur montrant que la vie de l’entreprise continue. Ce lien entre l’entreprise et les salariés peut aider ceux ayant un sentiment d’inutilité (par rapport aux personnes qui sauvent des vie). Il permet aussi de valoriser le travail qui est fait.

De même, le manager doit rester à l’écoute des besoins avec son équipe. Dans l’étude de MyRHline, 60% des salariés se sentent d’ailleurs soutenus par leur management.

 

Conseil : Près d’un salarié du privé sur deux est en chômage partiel. Il est donc important de continuer à communiquer avec eux, d’une manière positive. Un point régulier sur la situation de l’entreprise peut être envisagée, par exemple sous la forme de newsletters. 

Il est également indispensable d’organiser la remontée d’information, le feedback venant des collaborateurs. Que cela soit via les managers ou directement via des sondages ou des outils en ligne plus complets.

 

5/ Prévoir le matériel et les dispositifs d’accompagnement psychologique et de santé en cas de crise sanitaire

 

La gestion de la crise a été différente en fonction des entreprises et de leur degrés de préparation. Les changements liés au coronavirus sont un test idéal pour juger de la capacité d’une entreprise à s’adapter rapidement.

 

Radio France a par exemple déclenché dès le 16 mars son plan de continuité d’activité, pour continuer à “informer les Français” durant la durée de la pandémie et “protéger ses équipes”. Ainsi, Radio France a par exemple retravaillé les grilles de Franceinfo en priorisant l’information au sens large. Des programmes déjà enregistrés sont diffusés et les chroniqueurs enregistrent leurs contributions chez eux. Les reporters travaillent à distance (sans repasser par les locaux de la radio). Enfin, les services des RH, de la communication et de la gestion télétravaillent depuis leur domicile. 

 

“…au début de la pandémie, des guichets ont vu affluer des usagers venant récupérer ou renvoyer des articles tels que des vêtements ou des chaussures.” 

 

Dans le cas d’une activité sans contact avec les clients comme la radio, l’adaptation semble plus facile. Dans le cas d’entreprises qui accueillent des clients et doivent assurer un service régalien, l’adaptation peut être plus compliquée.

 

L’exemple de La Poste est particulièrement intéressant. Certains ont déploré une reprise prématurée de l’activité, alors que tous ses salariés ne disposaient pas de masque. Pour l’instant, aucune mesure n’a été prise pour recentrer l’activité de La Poste sur ses missions de service public. En effet, au début de la pandémie, des guichets ont vu affluer des usagers venant récupérer ou renvoyer des articles tels que des vêtements ou des chaussures. Confronté à la concurrence d’entreprises privées comme Amazon, les entreprises public ou semi-publics ont et un devoir d’exemplarité et un challenge commercial à relever. Il est à noter qu’Amazon a également été très critiqué dans sa gestion de la crise.

 

Les entreprises devront donc désormais se préparer à ce genre de crises, appelées à se multiplier. Elles devront mettre en place des plans de crise. Elles devront aussi travailler sur des dispositifs d’accompagnement en cas de crise sanitaire. Cela permettra aux salariés de mieux réagir face à une crise, voire d’adopter les bons gestes rapidement.

 

Conseil : une crise telle que celle-ci est une opportunité formidable pour renforcer la cohésion et l’engagement des collaborateurs. Mais cela peut être à double tranchant et avoir un impact négatif en interne mais également vis à vis de l’opinion public. Il est donc essentiel de proposer une stratégie claire, une communication cohérente et d’investir du temps, des moyens dans le “capital humain” de l’entreprise.

 

Modes de travail et coronavirus, une évolution de fond autour du WFH “work from home ”

 

“… une occasion rêvée pour l’ensemble du monde du travail de passer d’une culture de la quantité à une culture de la qualité.”

 

Plusieurs questions se posent sur “l’après Coronavirus”. Quel sera l’état d’esprit des collaborateurs ? Doit-on mettre en place des programmes de remise en forme physique ? Quelle sera la valeur ajoutée de se rendre sur son lieu de travail pour certains métiers de service ? Quelle expérience physique les entreprises devront-elle proposer aux collaborateurs·trices ? Les locaux seront-il encore utiles ? Doit-on plus s’inspirer des startups ?

Autant d’interrogations auxquelles devront répondre les entreprises. L’accompagnement des salariés est en tout cas primordial. De même, la formation au télétravail pour les managers et les collaborateurs·trices devra évoluer avec les nouveaux besoins.

Suite à ces changements liés au coronavirus, un retour “à la normale” apparaît déjà comme un nouveau défi. Laetitia Vitaud, experte du futur du travail, avance même qu’il paraît “compliqué de revenir à une culture du présentéisme”. C’est donc une occasion rêvée pour l’ensemble du monde du travail de passer d’une culture de la quantité à une culture de la qualité.

 

Un article co-écrit par Victoire KEUNEBROEK et Selim SAADI

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