Les 10 outils qui vont vous faciliter le télétravail

Les outils qui facilitent le télétravail

Comment faciliter le télétravail ? Aujourd’hui, le télétravail est rendu possible par l’utilisation des technologies de l’information et de la communication. L’ordinateur, le téléphone, Internet… Toutes ces technologies permettent de travailler efficacement hors des locaux de l’entreprise.

Les télétravailleurs ont aussi à leur disposition de nombreuses solutions informatiques en ligne. Elles leur permettent de collaborer et de rester en contact avec leurs collègues et leur manager. 

 

Des outils pour faciliter le télétravail et la gestion des tâches

 

Il existe plusieurs outils pour gérer vos tâches au quotidien et visualiser l’avancée de vos projets en mode collaboratif. Des outils utilisés en période normale mais également très adaptés au télétravail et au confinement.

 

Asana est une solution facilitant la communication et la collaboration. Vous pouvez créer des projets et assigner des tâches aux différents membres de votre équipe ainsi que des dates butoires. Ces projets peuvent prendre la forme de liste, de tableau, de calendrier ou de timeline. Cela est très pratique en fonction du type de partage dont on a besoin. Privilégiez une vision timeline pour vous assurer que la productivité est au rendez-vous. Privilégiez une vision en mode “liste” pour avoir une vision détaillée des tâches.

 

Trello est un outil de gestion des tâches très intuitif. Il vous permet d’organiser vos projets sous forme de tableaux, composés de colonnes. À l’intérieur de ces colonnes, vous pouvez créer des tâches sous forme de cartes. Chaque membre peut modifier ces cartes et intervenir en temps réel. Cette solution permet également d’épingler des informations importantes dans le cadre d’une veille thématique ou d’un brainstorming.

 

“Pour moi et mon équipe, Trello permet de s’organiser. Par exemple, un gros projet est découpé en tâches simples que l’on se répartis. Cet outil nous permet d’organiser ce découpage de la manière la plus basique qui soit. D’autres applications comme jira permettent un découpage et un suivi très précis mais en ajoutant beaucoup de complexité. C’est pourquoi je préfère travailler avec Trello.”

 

Cyril Ferté, lead développeur freelance

 

La collaboration entre collègues

 

Il est bien sûr primordial de rester en contact avec vos collègues (lire notre article “Le télétravail : l’art de trouver sa manière de travailler”). Des outils sont à votre disposition, permettant d’échanger et de faciliter le télétravail.

 

Slack est une plateforme de messagerie instantanée et collaborative. Elle vous permet d’avoir un fil de discussion pour toute l’équipe et des fils de discussions privées. Vous pouvez aussi organiser des appels audio ou vidéo à plusieurs. Gardez tout de même à l’esprit que la qualité des appels est de moindre qualité que des solutions dédiées. Les solutions comme Zoom ou Google Meet, que nous évoquons plus bas dans cet article, sont beaucoup plus adaptées.

 

La Suite Google (concurrent de Office 365, renommé Microsoft 365 à partir du 21 avril), vous permet de travailler à plusieurs simultanément sur un document (Google Docs), un tableur de type excel (Google Sheets) ou encore des diaporamas (Google Slides).

 

Échanger des documents pour mieux télétravailler

 

Conseil : si vous faites partie d’une grande entreprise, vous devez avoir des outils mis à disposition par le service IT. Si vous travaillez à votre compte, en tant qu’indépendant ou pour une organisation de petite taille, consultez vos collègues et vos équipes avant de choisir votre solution préférée. Partir sur un consensus permet de minimiser les formations et les problèmes de compatibilité.

 

Pour échanger des documents volumineux, vous avez aujourd’hui l’embarras du choix. En effet, vous pouvez utiliser WeTransfer pour envoyer des fichiers lourds. Vous pouvez aussi utiliser des outils permettant de stocker et partager des fichiers tels que Dropbox, Microsoft One drive ou Google drive. Vous avez uniquement besoin de créer un compte pour les utiliser. Ils sont gratuits jusqu’à un certain seuil d’espace disponible. Idéal pour faciliter le télétravail.

 

Les réunions et ateliers à distance : quels outils à votre disposition ?

 

Pour vos visioconférences, vous pouvez utiliser Google Meet. Il vous suffit de créer une réunion puis de partager le lien. Il n’y a donc plus besoin de vérifier que chacun possède le compte approprié. Meet vous permet d’accueillir jusqu’à 250 participants.

 

Vous pouvez aussi utiliser Skype (service de Microsoft) qui vous permet de réunir 50 participants maximum. Une version téléchargeable existe. Le débit est généralement moins bien géré et donc moins bon que les versions de Google et de Zoom.

 

Enfin, la version gratuite de Zoom permet d’héberger jusqu’à 100 participants, dans la limite de 40 minutes (pour les réunions de groupe). Vous pouvez en revanche organiser un nombre illimité de réunions. Cette solution vous permet également de gérer des sous-commissions ou encore de travailler simultanément et à plusieurs sur des tableaux blancs.

Attention cependant. Ces derniers jours, des failles concernant la sécurité et la confidentialité ont été révélées. Plusieurs États et entreprises ont donc interdit l’usage de Zoom.

 

Toutes ces solutions vous permettent évidemment de partager des documents et de travailler dessus simultanément pour faciliter le télétravail.

 

Des outils indispensables pour faciliter le télétravail et la cohésion en confinement

 

Il existe donc de nombreux outils facilitant le travail à distance. Beaucoup sont gratuits, ce qui est pratique pour les petites équipes.  Attention toutefois à ne pas vous éparpiller. Si vous n’avez pas déjà des outils dédiés, mettez-vous d’accord avec vos collègues, comme nous vous l’indiquions plus haut, pour utiliser les mêmes solutions.

 

Conseil : restez tout de même agiles et ne vous formalisez pas si vos collègues ou si vos partenaires vous proposent d’utiliser d’autres outils. En cette période il est parfois compliqué d’éviter le mille-feuille applicatif (le fait d’utiliser beaucoup d’applications pour les mêmes usages).

L’idée à terme est de trouver un consensus avec votre manager et vos partenaires. En cas de difficulté, privilégiez le bon vieux téléphone !

 

Tous ces outils permettent donc à beaucoup d’entreprises de continuer leur activité. Ils sont aussi un moyen de rester en contact pour les collaborateurs·trices et pourquoi pas de réaliser vos apéro et afterwork networking avec HouseParty

 

Un article co-écrit par Victoire KEUNEBROEK et Selim SAADI

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